"Réaliser des audits à distance permet d'apporter des solutions très concrète"

16 Nov.
6 mn de lecture

Doté d’une solide expérience professionnelle dans les domaines de l’audit mais aussi des systèmes d’information, Teddy Ramanakasina, Directeur de mission audit interne chez Orange est également formateur à l’IFACI et l’AFGES. Notamment spécialisé dans la « réalisation d’audits à distance », il est particulièrement bien placé pour évoquer les bonnes pratiques en la matière.

Comment est née cette formation sur l’audit à distance ?

Teddy Ramanakasina : Mes différentes expériences professionnelles (voir encadré) m’ont permis d’envisager de nombreux aspects de nos métiers : analyse de données, systèmes d’information, aspects réglementaires et bien sûr des missions d’audit. Depuis 3 ou 4 ans, je ressentais le besoin de transmettre ce que j’avais appris au cours de ma carrière. J’en ai eu l’opportunité au sein de l’IFACI et l’AFGES. L’audit à distance est devenu un sujet d’actualité dont nous avons pu discuter au sein du club des directeurs de l’audit interne et j’ai animé les échanges autour des freins et difficultés de cette pratique. La formation « Réaliser des audits à distance » permet d’apporter des solutions très concrètes.

Comment se déroule la formation ?

T.R. : Elle est volontairement limitée à dix personnes pour que les échanges soient facilités. Le cœur de la formation est organisé en quatre volets. Le premier est consacré à l’organisation de l’audit à distance, qui revient à associer les technologies de l’information et l’analyse des données, récupérer les preuves électroniques, interagir avec les clients... On évoque ensuite les freins, qui sont en fait surtout psychologiques, pour parler alors des bénéfices et surtout de l’organisation de son environnement personnel. Il faut agir comme si on était sur site : planifier sa journée, gérer son énergie et parvenir à garder un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle alors qu’il n’y a généralement presque pas de frontière entre les deux. Il faut aussi monter en compétences pour parvenir à trouver et maîtriser les bons outils : ceux de communication, comme Zoom ou Webex par exemple pour les visioconférences, mais aussi ceux qui permettent les transferts d’informations et la collaboration à distance. À la fin de chaque volet, nous faisons une synthèse et partageons nos propres expériences.

Un partage d’expérience auquel vous consacrez beaucoup de temps ?

T.R. : Oui, c’est primordial. Pour le second volet par exemple, sur les réunions d’audit à distance en elles- mêmes, il y a 60 % de théorie mais aussi 40 % du temps conservé pour des échanges d’expérience. Je présente des techniques de préparation : comment les planifier, les organiser, comment co-construire... Mais aussi quelle est la bonne durée d’une réunion, quelles sont les techniques qui permettent de « briser la glace » pour rentrer rapidement dans le vif du sujet. Comment également compenser le manque de contact physique, interpréter les émotions. Nous parlons de la gestuelle, du ton de la voix... Sur ce sujet, l’IIA a d’ailleurs publié récemment une vidéo : « comment être persuasif à distance » par Richard Chambers, président de l’IIA.

La confidentialité peut aussi être un problème en ligne ?

T.R. : C’est un sujet important que nous évoquons. Il faut respecter des règles de confidentialité et de sécurité, notamment lors du transfert de fichiers. Une préoccupation permanente qui a par exemple poussé de nombreuses entreprises à refuser d’utiliser Zoom, considéré au début du confinement comme ne garantissant pas assez la sécurité des communications.

Manager une équipe à distance ne va pas de soi non plus...

T.R. : Non, c’est d’ailleurs le troisième volet de la formation. Il faut déjà bien connaître ses collaborateurs et ses clients pour arriver à concilier efficacité, relations humaines et esprit d’équipe. Chaque participant doit s’auto-évaluer et je fais également part de mon expérience personnelle en la matière, en expliquant ce qui pour moi a fonctionné, comment j’ai pu le mettre en place.

Ces trois premiers volets sont réunis sur la première session de formation. Lors de la seconde, j’évoque la façon de transposer l’audit sur site en audit à distance. Je parle des quatre phases (préparation, vérification, présentation ou restitution, et recommandations). Et phase par phase, nous traitons les différences et les points clés. Pour celle de « vérification » habituellement consacrée au terrain, nous ne devons rien laisser au hasard : analyse des documents transmis, les différents formats, le téléchargement, les possibilités de contrôles alternatifs... Je donne des exemples, comme le cas de PWC en Australie, qui a déjà conduit des contrôles sur site à distance à l’aide de drones.

Les supports que l’on utilise ont également une grande importance à distance ?

T.R. : Ils doivent être le plus visuel possible, il faut les rendre encore plus dynamiques. J’ai réalisé moi- même un document assez complet que je remets aux participants et qui reprend en détail les points évoqués ensemble, avec des exemples.

Quel est le retour des participants ?

T.R. : J’ai animé déjà plusieurs sessions et les retours sont excellents. A la fin de la formation les participants n’ont plus de frein psychologique. Le fait de pouvoir échanger, sans langue de bois, sur les bonnes pratiques, que ce soit entre eux et dans des conditions réelles à distance rend la formation particulièrement dynamique - ou lorsqu’il s‘agit de mon expérience personnelle.

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