« IDEA nous permet de réaliser de vraies analyses exhaustives sur l’ensemble de nos fichiers »

Olivier Lucas, Responsable fonction clé audit interne de l’IRCEM*

Comment est organisé votre département d’audit interne ?

Olivier Lucas : C’est un petit département. À l’IRCEM, « entreprise libérée », nous sommes 500 salariés. Le pôle au sein duquel est placé l’audit interne s’occupe à la fois de l’audit, de la sécurité informatique, de certains contrôles et de la qualité. En ce qui concerne l’audit, nous sommes trois personnes, mais en fait deux en équivalent temps plein. Nous réalisons des missions d’audit interne, et nous sommes en charge de l’accompagnement des auditeurs externes et de certains échanges avec les commissaires aux comptes, ainsi que bien sûr du suivi des recommandations.

Pourquoi et quand avez-vous choisi d’utiliser un software d’analyse de données ? Pour répondre à quels types de besoins ? 

O.L. : C’est une décision qui remonte à une petite dizaine d’années. Nous n’étions pas partis directement sur IDEA, que nous avons finalement choisi il y a trois ans. Nos besoins étaient liés à la taille de nos fichiers. Pour nos audits, nous voulions limiter les approches par échantillon, les sondages, et faire de vraies analyses exhaustives, puisqu’aujourd’hui nous avons des outils informatiques et que toutes nos opérations, nos prestations, sont faites sur ordinateur. C’était évidemment dommage de ne pas pouvoir les exploiter dans leur intégralité. Nous sommes un petit groupe, mais nous avons tout de même beaucoup de clients. Nous sommes spécialisés dans les emplois de la famille, des salariés aux particuliers employeurs, avec environ 300 000 assistantes maternelles, 1,2 million de salariés de particuliers employeurs, auxquels s’ajoutent environ 3 millions d’employeurs et 700 000 retraités… Ce qui constitue du volume. Quand vous voulez intégrer les fichiers qui représentent l’ensemble des prestations et des cotisations, vous atteignez vite les limites d’Excel ou d’Access, qui étaient nos outils auparavant.

« Un côté convivial, facile et graphique »

Le choix s’est finalement porté sur IDEA. Pourquoi ce choix ?

O.L. : Nous aurions pu utiliser d’autres types de logiciels, comme R, mais nous aurions alors perdu toute trace de ce que l’on faisait et ce ne sont pas des softwares destinés à réaliser des missions d’audit. Comme il existait sur les marchés des logiciels qui correspondaient à ce que nous souhaitions et qui gardaient la traçabilité des opérations, ce qui nous permettait de rejouer des scénarios, nous nous sommes lancés. Après un premier essai durant quelques années sur un autre logiciel, nous avons choisi IDEA qui répondait bien à ce besoin, avec un côté convivial, facile et graphique. Et à un coût inférieur à celui que nous avions déjà utilisé auparavant.

Comment avez-vous intégré le data analytics dans vos process, et notamment le process d’audit ? Par étapes ?

O.L. : Au début avec un peu d’appréhension, parce que cela semblait très « informatique ». Même si j’ai de mon côté des compétences en informatique, ce n’était pas le cas de tout le monde dans l’équipe. Les premières utilisations de data analytics ont même été un peu, avouons-le, contraintes et forcées. Il y a 10 ans, nous avions déjà prévu de l’utiliser pour nos missions, mais nous avons eu un contrôle externe. Les contrôleurs concluaient que nous n’avions pas bien fait notre travail avec à la clé une pénalité assez conséquente, à moins que nous puissions démontrer qu’ils avaient tort. Il fallait donc que nous menions des calculs de façon extrêmement détaillée sur nos fichiers. Des fichiers de plusieurs millions de lignes sur lesquels il fallait recalculer les charges sociales, la CRDS, etc... Pour comparer à leur version. Nous avons pu ainsi leur répondre et immédiatement rentabiliser l’outil, puisque cela nous a fait économiser plus de cent mille  d’euros. 

« Réaliser toutes les analyses, identifier des incohérences »

Pour quelles phases de l’audit utilisez-vous ces outils ?

O.L. : Aujourd’hui, c’est une utilisation régulière qui nous permet de réaliser toutes les analyses sur nos fichiers, d’identifier de potentielles incohérences ou de pouvoir dialoguer avec nos contrôleurs. Cela nous permet aussi de pouvoir traiter des fichiers comme les fichiers des écritures comptables (FEC), qui sont désormais obligatoires et demandés par l’administration fiscale lorsqu’elle effectue des contrôles. Nous pouvons aussi vérifier la cohérence de nos fichiers, nous assurer qu’ils sont bien au format. Nous sommes d’ailleurs aidés dans ces tâches par une macro d’IDEA dédié au contrôle des FEC, qui permet de détecter les plus petites anomalies. Ce ne sont à priori pas des missions qui incombent à l’audit, mais comme nous avons cet outil, qui accepte tous types de formats – même des impressions d‘écran, c’est ce qui est d’ailleurs très impressionnant avec ce type de logiciel - on sait au sein de l’entreprise que nous pouvons réaliser ces opérations.

Et pour les missions dévolues plus directement à l’audit interne ?

O.L. : Pour des missions récurrentes, nous pouvons construire une seule fois notre plan de travail. Nous savons quels fichiers nous allons demander, notamment au niveau de la comptabilité, et ensuite nous avons nos routines qui nous permettent de faire nos sélections de dossiers à analyser, les anomalies que nous allons chercher à détecter, etc. Ce qui nous fait gagner beaucoup de temps dans la détection.

Il faut juste, en amont de la mission, bien identifier les différentes étapes que l’on doit formaliser dans l’outil, au travers de l’évolution des fichiers et de leur transformation.

Nous n’avons en revanche pas été, aujourd’hui, jusqu’à tout automatiser, ce que l’outil permet de faire. Ce sera sans doute notre prochaine étape, mais cela demande un peu plus de technique informatique.

« Il nous reste encore beaucoup de possibilités à exploiter »

L'utilisation d’IDEA pourrait-elle avoir un impact sur le recrutement et le profil de futurs auditeurs de l’IRCEM ?

O.L. : Aujourd’hui, je ne pense pas. Nous n’allons pas chercher un auditeur qui aurait une compétence particulière en analyse de données, par exemple. En revanche, un auditeur qui aurait une appétence pour l’informatique, sans doute. Nous avons régulièrement des personnes en contrat de professionnalisation, qui sont donc des étudiants en formation d’audit, et au bout de seulement quelques semaines, ils savent se débrouiller sur IDEA. Il faut juste effectivement ne pas être rebuté par l’outil informatique. Tout est fait sous forme d’icônes, de boutons, et donc très simple d’utilisation.

Mais c’est vrai que nous nous sommes tout de même posé la question, parce que nous avons développé très récemment dans l’entreprise un département Big data, avec des data scientists notamment, que nous serons également amenés à auditer. Si ce département grandissait, nous aurions alors sans doute besoin de compétences particulières.

Quelles sont les fonctionnalités que vous préférez utiliser ? Certaines que vous n’attendiez pas ?

O.L. : C’est certainement la partie statistiques qui nous permet d’analyser tous les champs, les écarts types, les valeurs moyennes etc., qui est la plus utile, qui nous aide vraiment dans notre approche, et que n’avions pas identifiée avant d’acheter le logiciel.

Mais il nous reste encore beaucoup de possibilités à exploiter, comme le couplage avec Power BI, que nous commençons à utiliser pour nos tableaux de bord.

Et puis, même si nous ne sommes que 500 salariés, la question des habilitations sur les différents outils est importante. Et nous pouvons désormais réaliser des requêtes pour croiser les outils et les habilitations correspondantes. Et le fait d’avoir cette possibilité nous a beaucoup aidé.

« Les fonctions automatiques de statistiques »

Est-ce que l’utilisation d’IDEA a changé des choses pour vous, sur votre façon d’envisager votre rôle, votre fonction ?

O.L. : Cela n’a pas fondamentalement changé ma façon d’envisager mon rôle. Il a simplement fallu développer des compétences supplémentaires, parce qu’il faut tout de même apprendre à utiliser un tel outil. Le domaine actuariel, sur la partie IRCEM prévoyance, la tarification, le calcul des provisions… Si l’on veut réussir à auditer ce qui est fait, il faut être capable de créer les formules et nous avons donc dû développer des compétences en mathématiques et en actuariat.

Quelles sont les choses les plus marquantes que vous avez découvertes en utilisant IDEA ?

O.L. : Avec des fichiers aussi volumineux que ceux que nous avons à traiter, les fonctions automatiques de statistiques permettent, quel que soit le champ, de voir quelle est la valeur la plus haute, quelle est la plus basse, la répartition, l’écart-type, etc. Et effectivement quand on prend le temps d’analyser les résultats, on peut découvrir des montants répétitifs, des  fréquences élevées, des atypies… Ces résultats ne révèlent  pas nécessairement des anomalies mais cela attire notre attention d’auditeur et nous guide dans nos investigations..

 

* Le Groupe IRCEM est « le Groupe de Protection Sociale des Emplois de la Famille et des Services à la Personne, salariés, employeurs et retraités de ce secteur d’activité en France » :  https://www.ircem.com/