10 choses à ne pas dire dans un rapport d’audit interne

Je profite d’une courte pause dans la rédaction d'articles de mon blog pour relayer l’un des articles les plus lus au cours des dernières années, publié le 21 octobre 2011, et qui reste d'actualité compte tenu du contexte actuel de l’audit interne. Je n’oublierai jamais les conseils de notre professeur d’anglais au collège qui disait : « Ce n’est pas ce que vous dites mais comment vous le dites qui compte ». Bien sûr son affirmation était quelque peu exagérée, mais une chose est sûre : la façon de dire les choses fait toute la différence. Un rapport d’audit bien rédigé doit inciter à l’action tandis qu’un rapport d’audit de piètre qualité peut non seulement inciter à prendre des mesures inappropriées, mais également à ne prendre aucune mesure. Dans certains cas, un rapport mal rédigé peut mettre à mal les relations professionnelles ou nuire gravement à la réputation de l’auditeur. De petites choses peuvent s’avérer très signifiantes, et parfois, une légère modification de la façon de formuler une recommandation peut faire toute la différence quant à la façon dont nos suggestions seront reçues par le destinataire. Récemment, j'ai commencé à dresser ma propre liste, puis j’ai consulté plusieurs groupes d'auditeurs pour savoir quels mots ou expressions ne devraient jamais être utilisés dans les rapports d'audit. J'ai même eu recours à mon ami, Sally Cutler, conseillère en rédaction de rapports d'audit interne. J’ai collecté beaucoup d’avis. Et certaines suggestions valaient réellement la peine d’être reprises. Voici donc ma nouvelle liste des « 10 choses à ne pas dire dans un rapport d'audit interne ».

1. Ne dites pas « La direction devrait envisager …»

Un rapport d’audit doit comporter des recommandations concrètes portant sur des actions spécifiques. Lorsque nous recommandons simplement d’envisager quelque chose, même un appel très affirmé à prendre des mesures devient nébuleux. Aucun auditeur ne souhaite s’entendre dire par le management : « merci, nous allons y penser ».

2. Évitez de tenir des propos trop flous

Il est tentant d’employer des expressions telles que « il semblerait que » ou « nous avons l’impression que » ou encore « il existe apparemment ». Il peut paraître rassurant d’éviter d’être trop précis, mais à trop employer ces expressions qui servent à vous protéger, en particulier lorsque celles-ci sont employées dans la même phrase, vous risquez de ne pas parvenir à bien étayer les faits. Les lecteurs d’un rapport doivent savoir qu'ils peuvent compter sur les informations factuelles que nous leur fournissons, c’est pourquoi l’utilisation excessive d’un vocabulaire flou fait passer vos recommandations concrètes pour des conjectures.

3. Utilisez les adverbes intensificateurs avec parcimonie

Parce qu’ils permettent de renforcer le propos, les adverbes tels que « clairement », « spécialement », « bien » ou « très » donnent une fausse impression de clarté. En réalité, ces intensificateurs manquent tellement de précision qu’ils deviennent flous à leur tour. Les intensificateurs soulèvent des questions telles que « significatif par rapport à quoi? » et « clairement selon quels critères ? » Si vous manquez de parcimonie dans leur utilisation, deux lecteurs du même rapport peuvent avoir des impressions très différentes : des indications telles que 23  % ou 3 milliards de dollars racontent une histoire, mais que signifie « très grand » ?

4. Un problème a rarement un caractère universel

Il est important d’être précis, cependant les expressions telles que « tout », « rien », « jamais » ou « toujours » sont à éviter. Lorsqu’elles accompagnent le pronom personnel « vous », les expressions telles que « jamais » ou « toujours » peuvent avoir pour effet de distraire les lecteurs qui vont se demander quelles sont les exceptions à cette règle plutôt que de se concentrer sur le problème réel. Il est plus judicieux de dire : vous avez testé 10 transactions et aucune n'a été approuvée, plutôt que de dire que les transactions n’ont jamais été approuvées.

5. Évitez le jeu des reproches

L'objectif des rapports d'audit interne est d'apporter des changements positifs et non de chercher les responsables. Nous sommes plus susceptibles d'obtenir l’adhésion lorsque nos rapports se révèlent neutres et non conflictuels. L'objectif est d’identifier la source du problème, non d’identifier le coupable. Un rapport doit permettre d’identifier la personne chargée de prendre des mesures à la suite d’une recommandation – plutôt que de dire: « C'était la faute de Fred ».

6. 6. Ne dites pas « le management a échoué»

En déclarant que « le management n'a pas réussi à mettre en place des contrôles adéquats » vous allez invariablement heurter ceux qui sont concernés par la mise en œuvre des mesures correctrices. Il suffit simplement d'énoncer le contexte sans blâmer qui que ce soit en employant les expressions telles que « échouer » car cela permet de mettre en place plus facilement les mesures correctrices nécessaires et de préserver notre relation avec la direction en vue d’un prochain audit de leur domaine d’activité.

7. L’entité « auditée » relève de la vieille école

Il y a quelques années, pour désigner des personnes qui faisaient l'objet d’un audit on parlait le plus souvent de personnes « auditées ». Aujourd'hui, de nombreux experts s’accordent à dire que cette expression a des connotations négatives et qu’elle désigne quelqu'un qui a subi quelque chose de la part d’un auditeur. L’audit interne est devenu un processus collaboratif et des termes tels que « client de l’audit » indiquent que nous travaillons avec le management, et pas sur le management.

8. Évitez le jargon technique inutile

Chaque profession a besoin d'un certain jargon technique, mais pour que le message soit clair, nous devons éviter autant que faire se peut de l’employer dans un rapport. Si vous utilisez plus d'une phrase comportant des expressions telles que « contrôles transactionnels », « méthode d'échantillonnage stratifiée » ou « mode de transfert asynchrone » sur une seule page d'un rapport d'audit, ne soyez pas surpris que certains de vos lecteurs ne parviennent jamais jusqu’à la fin de votre rapport.

9. Évitez de vous attribuer tous les mérites

Il est tentant d'utiliser dans les rapports d'audit des expressions telles que « l’audit interne a permis de révéler » ou « nous avons identifié ». La direction ne se privera pas de vous faire remarquer que vous vous attribuez le mérite de révéler quelque chose qui n’était pas tout à fait dissimulé et vous reprochera d’enfoncer des portes ouvertes.

10. Si ça vous semble impressionnant, vous devez probablement le réécrire

Votre travail doit permettre aux lecteurs de votre rapport de se rappeler de vos recommandations et de prendre des mesures et non de se sentir impressionnés par des mots pompeux ou des phrases alambiquées. Éviter le jargon n'est que le début : essayez de remplacer l’expression « par » par « au moyen de », « maintenant » par « à l'heure actuelle », et  «si » par « de manière à », par exemple. J'aime utiliser le test « niveau collège » : si un collégien intelligent n’est pas en mesure de comprendre votre rapport, c’est sans doute que celui-ci est inutilement compliqué. Prenez, par exemple, cette phrase extraite d'un rapport d'audit interne qui montre bien comment les petites choses peuvent tout changer : « Au cours de l'examen susmentionné des comptes, effectué par les auditeurs internes, l'équipe a évalué l'impact cumulatif de chacun des éléments individuellement non significatifs et, ce faisant, s’est fondée sur l'hypothèse selon laquelle il était opportun d’examiner dans quelle mesure ces impacts avaient tendance à s’équilibrer mutuellement ou, à l'inverse, donner lieu à un effet corrélé cumulatif convergeant dans la même direction et aboutissant à un impact considérable ». Comme toujours, vos observations sont les bienvenues. Richard Chambers Information Richard F. Chambers, Président et directeur général de l’IIA (Institute of Internal Auditors) publie chaque semaine sur son blog InternalAuditor.org un article sur les enjeux et les tendances concernant la profession d'audit interne.